O que é a Matriz 5W2H?

A Matriz 5W2H é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo auxiliar na definição e no planejamento de projetos, atividades e metas. Ela é amplamente utilizada no meio empresarial e pode ser aplicada em diversos contextos, desde a elaboração de um plano de marketing até a execução de um projeto de melhoria contínua.

Os 5Ws

Os 5Ws representam as perguntas que devem ser respondidas ao utilizar a Matriz 5W2H. Cada “W” corresponde a uma pergunta específica, sendo elas:

1. What (O que será feito?): Nessa etapa, é necessário definir claramente o que será realizado, seja um projeto, uma tarefa ou uma meta. É importante que a descrição seja objetiva e detalhada, para evitar ambiguidades e garantir que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara do objetivo.

2. Why (Por que será feito?): Aqui, é preciso justificar o motivo pelo qual a ação será realizada. É fundamental entender os benefícios e as razões que levaram à escolha daquela atividade ou projeto. Essa resposta ajuda a alinhar as expectativas e a motivar a equipe envolvida.

3. Who (Quem será responsável?): Nesse ponto, é necessário identificar as pessoas ou os departamentos que serão responsáveis pela execução da atividade. É importante definir claramente os papéis e as responsabilidades de cada um, para evitar conflitos e garantir que todos saibam o que é esperado deles.

4. When (Quando será feito?): Aqui, é preciso estabelecer prazos e datas para a realização das atividades. É importante definir um cronograma realista e factível, levando em consideração os recursos disponíveis e as restrições do projeto. Essa resposta ajuda a manter o projeto dentro do prazo e a evitar atrasos.

5. Where (Onde será feito?): Nessa etapa, é necessário definir o local onde a atividade será realizada. Pode ser um escritório, uma fábrica, um site, entre outros. Essa resposta ajuda a garantir que todos saibam onde devem estar para executar suas tarefas.

Os 2Hs

Os 2Hs representam as perguntas adicionais que complementam a Matriz 5W2H. São elas:

1. How (Como será feito?): Nessa etapa, é preciso definir os métodos, as estratégias e os recursos que serão utilizados para realizar a atividade. É importante detalhar os passos necessários e as etapas do processo, para garantir que tudo seja feito de forma eficiente e eficaz.

2. How much (Quanto vai custar?): Aqui, é necessário estimar os custos envolvidos na realização da atividade. Isso inclui os recursos financeiros, materiais e humanos necessários para alcançar o objetivo proposto. Essa resposta ajuda a garantir que o projeto esteja dentro do orçamento e a evitar surpresas desagradáveis.

Exemplo de aplicação da Matriz 5W2H

Para ilustrar a aplicação da Matriz 5W2H, vamos supor que uma empresa deseja lançar um novo produto no mercado. Vejamos como a matriz pode ser utilizada nesse contexto:

1. What (O que será feito?): O novo produto será um smartphone com tecnologia avançada e preço acessível.

2. Why (Por que será feito?): O objetivo é atender às necessidades dos consumidores que buscam um smartphone com bom desempenho e preço competitivo.

3. Who (Quem será responsável?): O departamento de desenvolvimento de produtos será responsável pela criação do smartphone, enquanto o departamento de marketing será responsável pela divulgação e venda.

4. When (Quando será feito?): O lançamento está previsto para o segundo semestre do próximo ano, para aproveitar o período de maior demanda no mercado.

5. Where (Onde será feito?): A produção do smartphone será realizada na fábrica da empresa, localizada na cidade X.

6. How (Como será feito?): O smartphone será desenvolvido utilizando tecnologia de ponta e contará com recursos inovadores, como uma câmera de alta resolução e um processador rápido.

7. How much (Quanto vai custar?): Estima-se que o custo total do projeto, incluindo pesquisa, desenvolvimento, produção e marketing, seja de aproximadamente X reais.

Vantagens da Matriz 5W2H

A Matriz 5W2H oferece diversas vantagens para as empresas que a utilizam. Algumas delas são:

1. Clareza: A matriz ajuda a definir de forma clara e objetiva o que será feito, por quem, quando, onde, como e por que. Isso evita ambiguidades e garante que todos os envolvidos tenham uma compreensão comum do projeto.

2. Organização: Ao estabelecer prazos, responsabilidades e recursos necessários, a matriz ajuda a organizar o trabalho e a evitar atrasos e conflitos.

3. Foco: A matriz ajuda a manter o foco no objetivo principal, evitando que atividades desnecessárias sejam realizadas e direcionando os esforços para o que realmente importa.

4. Controle: Ao estabelecer prazos e metas claras, a matriz permite um maior controle sobre o andamento do projeto, facilitando a identificação de possíveis desvios e a tomada de ações corretivas.

5. Eficiência: Ao definir os métodos e recursos necessários, a matriz ajuda a garantir que as atividades sejam realizadas de forma eficiente, evitando desperdícios de tempo e recursos.

Conclusão

A Matriz 5W2H é uma ferramenta poderosa para o planejamento e a execução de projetos, atividades e metas. Ao responder às perguntas “What, Why, Who, When, Where, How e How much”, é possível definir de forma clara e objetiva o que será feito, por quem, quando, onde, como e por que. Isso ajuda a garantir o sucesso do projeto, evitando atrasos, conflitos e desperdícios de recursos. Portanto, a utilização da Matriz 5W2H é altamente recomendada para empresas que desejam alcançar seus objetivos de forma eficiente e eficaz.